Poka-Yoke (en japonais) est un des outils proposés par Toyota dans le cadre de son système de production visant la qualité totale. Il s’agit des dispositifs anti-erreurs qui permettent d’éviter les erreurs involontaires ou de détecter facilement les produits non conformes. En effet, multiplier les contrôles n’est plus une solution pérenne pour plusieurs raisons : avoir une fréquence de contrôles élevée coûte cher, ralentit le process et au final sert plus à « compter les morts » que prévenir leur occurrence. Un détrompeur astucieux proposé en connaissant la cause racine d’un problème est très efficace, souvent peu coûteux et élimine le besoin en contrôles supplémentaires.
Il est difficile de surestimer la puissance de ces détrompeurs qui ont progressivement migré des usines de production dans notre quotidien. Souvent, dans le but de nous protéger, compte-tenu des risques de sécurité, nous profitons sans nous en rendre compte d’une multitude de ces dispositifs :
- L’ouverture de la trappe à essence uniquement avec le moteur éteint ;
- Un code barre associé à notre prise de sang ;
- Une configuration spécifique de prise électrique ;
- Le voyant d’essence et l’indication des kilomètres restants sur le tableau de bord ;
- Non-démarrage ou arrêt des appareils en cas de risque sécurité (surchauffe, mauvais branchement, etc.).
La mise en place des Poka-Yoke est avant tout un résultat de la créativité et de l’ingéniosité des personnels qui vivent ces problèmes au quotidien et qui sont les mieux placés pour les prévenir. En dehors des pratiques communes faciles à dupliquer (par ex. l’utilisation de l’éjection de la ligne de production, des bacs rouges ou d’un marquage spécifique pour les produits défectueux), chaque dispositif anti-erreur répond à un problème bien spécifique observé à un endroit et à un moment précis. Imaginons la fabrication des pièces sur mesure qui nécessite un contrôle méticuleux et chronophage des dimensions avec un risque d’erreur lié à l’appareil de mesure et/ou à l’opérateur (fatigue, problèmes de vue, etc.). La mise en place d’un calibre « go / no go » permet de garantir facilement le respect des exigences dimensionnelles. L’occurrence des coups ou chocs aux produits (surtout aux produits lourds) lors de la fabrication et manutention est très fréquente. L’analyse des endroits et des opérations à risque pourrait aboutir à des Poka-Yoke qui éliminent ou neutralisent ces chocs.
Dans les services, les dispositifs anti-erreur sont également très présents. Certains, comme les bornes à tickets, aident à mieux organiser l’attente des clients et éviter les conflits. D’autres, tels que des caisses automatiques, préviennent des erreurs de calcul. Grâce aux bons détrompeurs intégrés dans les logiciels et les systèmes informatiques, le traitement des dossiers et des données propre au secteur des services, devient plus fluide et efficace. Verrouillage du format pour les champs de saisie, les questionnaires dynamiques permettant de prendre en compte plusieurs cas de figure, le suivi automatique de la réalisation des différentes étapes, des check-lists intégrées ainsi que des rappels automatiques sont des exemples courants des Poka-Yoke.
A noter que l’efficacité de ces dispositifs est souvent le résultat de leur inévitabilité. Si on oublie d’utiliser la check-list prévue pour détecter les erreurs, cela annulera tout l’effet de ce détrompeur. Au contraire, la check-list intégrée dans le flux informatique et incontournable pour le déclenchement de l’activité suivante sera obligatoirement remplie et deviendra un Poka-Yoke 100% efficace.
Les outils digitaux et les technologies à notre disposition présentent beaucoup d’avantages quant à la conception des Poka-Yoke : des puces intégrées pour avoir la traçabilité complète des produits et des composants, des contrôles automatiques remplaçant les vérifications manuelles, du management visuel, des alarmes en cas de défaillances, etc. Une seule condition à respecter : impliquer les personnels du terrain. Eux seuls subissent les défauts ou difficultés au quotidien, et sauront proposer des astuces pertinentes pour faire bon du premier coup.