Les groupes de travail sont des leviers incontournables du déploiement de la démarche Qualité au sein de l’établissement. Ils témoignent d’une mobilisation forte des personnels et des parties prenantes autour des projets et des objectifs visant l’amélioration continue dans tous les domaines.

Pour l’année 2023-24 plusieurs groupes de travail se dérouleront pour répondre aux enjeux stratégiques et opérationnels de l’institut et des écoles internes. Afin d’harmoniser leur fonctionnement et d’assurer la traçabilité des objectifs, des actions et des livrables il convient d’utiliser les modèles des documents prévus à cet effet en les adaptant, si besoin, aux spécificités de chaque projet.

Il s’agit notamment des documents suivants qui s’inscrivent dans le cycle « PDCA » d’amélioration continue :

• Charte du groupe de travail (Planifier) : définit le projet, les éléments essentiels à son fonctionnement et représente la feuille de route pour ses membres. Elle est rédigée conjointement par le sponsor (demandeur) et le chef de projet avant la réunion de lancement et peut être affinée, si besoin, tout au long du projet.
• Planning (Planifier) : donne une vision macro d’enchainement des différentes étapes du projet dans le temps.
• Plan d’actions (Déployer) : outil de planification et de suivi de la réalisation de différentes actions permettant d’impliquer l’ensemble des membres du groupe de travail.
• Revue d’avancement (Contrôler & Agir) : le document support préparé par le chef de projet pour les revues intermédiaires avec l’équipe et/ou le sponsor.
• Standards (Standardiser) : livrables du projet matérialisés sous forme d’un ou des documents (une note, un mode opératoire, une procédure, un mémo, etc.) s’appuyant sur les modèles utilisés au sein de l’établissement.

Enfin, une communication sur les résultats du groupe de travail est un facteur important de la diffusion de la culture du progrès continue à tous les niveaux de l’établissement.