Dans le cadre de l’amélioration du suivi des recrutements des contractuels de recherche, le groupe de travail « Optimiser le recrutement des doctorants contractuels », lancé en mars 2025, a finalisé ses travaux.
Ce GT faisait suite à plusieurs remontées internes, notamment issues du baromètre de satisfaction des services internes, signalant l’absence de prise en charge complète des dossiers de recrutement et un fonctionnement en silo des services, ainsi que des écarts constatés par rapport aux dates de recrutement souhaitées.
Objectifs du GT : rendre le circuit interservices plus lisible, mieux coordonné et plus fiable pour les chercheurs et les services impliqués.
Principales avancées
- Mise en place d’un circuit de traitement complet piloté par le pôle Recherche / pôle Valorisation Innovation dès l’identification du projet, avec un accompagnement des chercheurs aux étapes clés du processus de recrutement
- Diffusion du mémo « Schéma du recrutementdes personnels contractuels » précisant notamment les délais cible de traitement
- Mise à jour du formulaire de recrutement des personnels sur conventions ou crédits de recherche. Pensez à utiliser la dernière version V10 diffusée sur la GED.
- Création d’une adresse mail dédiée pour centraliser la réception des demandes d’autorisation de recrutement et des questions associées par les pôles Recherche et Valorisation Innovation : recherche-valorisation@centralelille.fr
- Création d’une base de données partagée entre les services internes afin de mieux suivre les recrutements et de limiter les sollicitations auprès des chercheurs
- Mise en place d’un groupe Zoom interservices pour signaler et résoudre rapidement les blocages dans le processus de recrutement.
Premiers résultats
Les premiers résultats montrent une amélioration significative dés délais de traitement des demandes d’autorisation de recrutement. En 2026, sur la période de janvier à avril, 89 % des dossiers ont été traités dans les temps, contre 67 % en 2025.
La durée moyenne de traitement est passé de 27 jours en 2025 à 9 jours en 2026. Elle est désormais inférieure à la cible fixée de 12 jours ouvrés.
L’écart moyen entre la date de recrutement souhaitée par le chercheur et la date effective de recrutement passe également de 14 jours en 2025 à 6 jours en 2026.
Ces progressions traduisent une meilleure maîtrise du processus et une meilleure coordination entre les services.
La suite : maintenir l’organisation mise en place, poursuivre l’accompagnement des chercheurs par les pôles Recherche et SAIC et améliorer davantage le service rendu.