Dans le cadre de la démarche qualité et d’amélioration continue, le Groupe de Travail Qualité (GTQ) a travaillé au cours de l’année universitaire 2022-2023 sur la formalisation et l’optimisation du process « Gérer les contrats doctoraux et les avenants », dans le cadre des appels à projet du pôle recherche. Il s’agit d’un process avec de grands enjeux pour l’établissement, permettant de financer une dizaine des projets scientifiques stratégiques par an.
Parmi les objectifs visés par le GTQ :
- L’amélioration de la qualité de service et du parcours des doctorants
- La simplification et l’optimisation des flux des informations interservices
- La maîtrise des financements
Plusieurs parties prenantes internes et externes ont été impliquées tout au long du projet (les doctorants, les directeurs de thèse, les intervenants des services internes) pour challenger le fonctionnement actuel, comprendre les attentes des uns et des autres et collaborer pour la mise en place d’un nouveau process.
Une attente particulière venant des doctorants et des directeurs de thèse consistait à avoir des contacts clairement identifiés et plus de visibilité sur l’ensemble des activités à mener dans le cadre d’un tel recrutement afin de réduire les délais pour la prise de poste. Cette attente s’est traduite par la création de 2 documents support :
- le mémo – « Directeur de thèse recrute un doctorant contractuel » sur AAP établissement
- la « Checklist doctorant » recruté sur AAP Centrale Lille
Le formulaire « Demande d’autorisation de recrutement » a été également retravaillé pour faciliter le remplissage par les directeurs de thèse. Rendez-vous sur la GED pour découvrir l’ensemble de documents.