Chaque année, pour répondre aux enjeux stratégiques de l’établissement, une sélection annuelle des actions majeures à mener est effectuée par le comité de Direction et officialisée dans la Roadmap pour l’année à venir.

Dans ce cadre, les Groupes de Travail Qualité (GTQ) et les Comités de Pilotage Qualité (CPQ) sont des leviers incontournables pour la mise en œuvre des actions majeures retenues. Ils sont définis par le comité de Direction qui veille à leur bon fonctionnement dans l’année.

Les Groupes de Travail Qualité

Il s’agit des groupes multidisciplinaires et transverses impliquant les parties prenantes et ayant pour objectif d’améliorer le fonctionnement des process ou des activités prioritaires pour l’établissement.

L’efficacité des GTQ repose sur une mobilisation forte de plusieurs personnes autour d’un objectif donné et sur l’approche méthodique de résolution de problèmes.

Les GTQ sont composés :

  • D’un chef de projet : il anime le groupe de travail, organise le déroulement de différentes phases et est garant de la réussite du projet. Le chef de projet devient le responsable du processus qui en découle.
  • De membres permanents : ils représentent les personnes ayant les compétences nécessaires pour mener à bien le projet.

Les GTQ peuvent faire appel à des intervenants consultés ponctuellement tout au long du projet.

Les rôles et les responsabilités des membres du GTQ :

  • Chef de projet :
    • Planifier les réunions du GTQ et CPQ selon la fréquence définie et préparer les supports
    • Tenir à jour les documents essentiels liés au GTQ (la charte, le planning, le plan d’actions)
    • Animer les réunions (GTQ, CPQ) ou déléguer l’animation à un des membres permanents et diffuser le compte-rendu aux parties prenantes à la fin de la réunion
    • Solliciter les ressources indispensables au GTQ auprès de responsable du projet et/ou CPQ
    • Piloter l’état d’avancement et la mise en place des actions en dehors des CPQ
  • Membres permanents
    • Participer systématiquement aux réunions du GTQ
    • Mettre en place les actions dont ils sont désignés responsables
    • Communiquer sur l’avancement des actions et les résultats obtenus au chef de projet
    • Remonter au chef de projet toutes les contraintes et les risques identifiés quant au bon déroulement du projet
  • Intervenants
    • Participer aux réunions du GTQ à la demande du chef de projet
    • Contribuer à la mise en place des actions retenues par le GTQ

La méthode DMAICS

Pour atteindre ses objectifs, les GTQ utilisent la méthode DMAICS qui est une méthode de résolution de problèmes à la fois analytique et expérimentale qui permet de résoudre durablement le problème en suivant 6 étapes prédéfinies : Définir, Mesurer, Analyser, Implémenter, Contrôler et Standardiser.

Utilisée en mode projet, DMAICS permet de poser facilement les jalons à la fin de chaque étape et suivre la progression de l’ensemble.

Pour faire le rapprochement avec la démarche PDCA, l’action Planifier correspond au résultat des 3 étapes successives du DMAICS : Définir, Mesurer et Analyser.

Plan
(Planifier)		 Do
(Déployer)		 Check & Act
(Contrôler et Agir)
1. Définir 2. Mesurer 3. Analyser 4. Implémenter 5. Contrôler 6. Standardiser
– Le problème (à travers les symptômes, les conséquences ressenties etc.) et/ou la mission du GTQ

– La charte du projet (les enjeux, le challenge, le périmètre, les parties prenantes, le groupe, etc.)

– Les paramètres critiques pour la qualité (voix du client) et les livrables attendus

– La performance du départ

 – Identifier les données pertinentes pour objectiver le problème et les indicateurs pour suivre le progrès

– Mettre en place le plan de collecte et/ou de suivi des données

– Collecter les données

– Définir ou affiner les objectifs du projet

 – Analyser les données, identifier les causes racines

– Définir et prioriser les actions

 

 

 

 

 

 

Analyser les écarts (pour les actions qui n’ont pas permis d’atteindre les objectifs) et ajuster le plan d’actions

 – Implémenter les actions définies

– Tester les hypothèses

 – Contrôler les résultats obtenus par rapport aux objectifs fixés

– Suivre les indicateurs dans le temps pour confirmer le résultat

 

 

 

 

 

 

Poursuivre avec la standardisation des process délivrant les résultats visés ou reprendre l’analyse des écarts.

 – Les règles, les méthodes de travail, les bonnes pratiques etc.

– Diffuser les documents

– Former les personnels concernés

Les documents support du Groupe de Travail Qualité

Afin de structurer et harmoniser le fonctionnement des GTQ, il convient d’utiliser les modèles des documents disponibles sur la GED comprenant :

  • La charte du GTQ : définit le projet, les éléments essentiels à son fonctionnement et représente la feuille de route pour le groupe de travail. La charte est rédigée conjointement par le responsable (membre de la direction) et le chef de projet avant la réunion de lancement.  Elle est affinée, si besoin, tout au long du projet et validée systématiquement par le responsable et/ou le CPQ.
  • Le planning : donne une vision macro d’enchainement des différentes étapes DMAICS ou PDCA dans le temps.
  • Le plan d’actions : outil de planification et de suivi des actions du GTQ.
  • La revue en CPQ : le document support préparé par le chef de projet pour les revues en CPQ.

Les Comités de Pilotage Qualité

Les CPQ permettent la mise en œuvre des étapes « Contrôler » et « Agir » du cycle PDCA (Article Qualité #4) adopté par l’établissement comme la base du progrès continu.

Il s’agit des rituels de management présents aux différents niveaux de l’établissement (Direction, processus, groupes de travail etc.) qui ont pour le but de suivre les résultats obtenus suite aux actions de progrès et d’agir en conséquence. Ainsi les décisions prises en CPQ s’orienteront soit vers la consolidation des résultats obtenus par la standardisation des nouvelles façons de faire, soit vers l’ajustement des stratégies et la planification de nouvelles actions (« Planifier »).

Les CPQ sont composés :

  • Du responsable du projet : il s’agit du pilote de projet ou de l’action au sein de la direction.
  • Du chef de projet du GTQ
  • De membres permanents du CPQ et des membres invités

Les principales missions des CPQ consistent à :

  • contrôler la pérennité et la bonne progression des résultats,
  • s’assurer de la mise en place et de l’application de nouveaux standards (la cale anti-retour),
  • suivre et analyser l’avancement et le respect de l’itinéraire pour atteindre les objectifs fixés,
  • identifier les écarts ou les opportunités et lancer les actions correspondantes,
  • définir les priorités,
  • allouer les ressources nécessaires,
  • définir et partager les bonnes pratiques.

Pour assurer le bon fonctionnement des CPQ il convient à respecter :

  • Le calendrier des réunions fixées à l’avance,
  • La composition et la présence des membres permanents,
  • Le périmètre et l’agenda définis,
  • La durée,
  • Les supports proposés (ex. compte-rendu).

La mise en place d’un comité de pilotage qualité spécifique au projet n’est pas systématique et se fera en fonction des enjeux, du contexte et de la complexité du projet.